
チラシのポスティングを行っておりますとどうしてもクレームになる事も稀にあります。13年ほどポスティングを行っておりますので経験や悲惨な失敗談も含めてポスティング時の注意事項についてご紹介したいと思います。これからポスティングを自社で始めてみよう!とお考えの方にもきっとお役に立つかと思います。
目次
ポスティングでクレームを避ける為の方法
ポスティングを行っているとどうしても稀にクレームが出てしまいます。クレームで怒られてしまうのは非常に精神的にこたえます。怒られるという以外にも土下座を強要された事や暗に物品を迫る方、警察を呼ばれる方(勿論、違法行為を行ったわけではありませんので警察の方も二度と入れない旨だけ約束してあげてという事で終わりましたが)、またチラシを着払いで送られるケースなどもごく稀ですがあります。
『チラシ不要』とポストのどこにもご明記が無い場合でもチラシを投函すると『何で勝手にウチのポストにチラシをいれるんだ?』とクレームになる場合もありますので、クレームをゼロにする事というのは中々難しい事ではありますが、ただいくつかの点を注意さえすれば大幅にクレームを減らすことは可能です。実際、ポスティングを初めた13年前と比べると格段にその数は減ったことも事実です。
『チラシ不要』と明記してあるポストに入れない

まず、ポスティングでクレームを減らすために最も重要な事は『チラシ不要』と書いてあるお家に入れない事です。
実際、最もよく発生するクレームはチラシ不要と書いている世帯に誤って投函してしまった事が原因です。チラシ不要とポストに書いてるのであれば避けるのは簡単と思われるかもしれませんが、ポストの前面や投函口にはっきりと大きな文字で明記されていれば確かに避けるのは簡単なんですが、ポストの側面やポストではなく、玄関や門扉などに『チラシ不要』と明記しているお家も時々ありますのでかなり注意して配布をしないと見落としてしまうケースがあります。
対策:
『配布禁止』サインの見落としのないように、特に初めて配布するエリアの場合は戸建てや長屋を配布の際にはポストの前面だけでなく、ポストの横や玄関周辺も確認するようにしましょう。
もし万一、投函した後に『投函禁止』の表記に気づいた際はすぐにチャイムを鳴らして誤って投函してしまった事を謝罪しましょう。ただ、不在の場合も多いのでその場合はメモ用紙などに誤投函の旨を明記して書置きするのがおすすめです。
チラシ不要の表記に気づかなかった場合は、後日お電話にて『チラシ不要と書いているのになぜ入れるんだ?』とお叱りのご連絡を頂く場合もありますのでその際は2度と配布しない旨を伝え、クレーム先の住所を聞きましょう。
クレームのあった先は都度配布禁止リストに追加して以降スタッフの誰が配布担当となっても間違って配布をしないように配布スタッフ全員で配布禁止先の情報を共有する事が重要となります。配布禁止先への誤投函はポスティングで発生するクレームで最も多い原因となりますのでここをしっかりと注意すれば多くのクレームを抑えることができます。
『チラシ不要』と明記していないお宅からのクレーム
チラシ不要と明記してもらえれば配布を避ける事もそこまで難しくありませんが、『チラシ不要』と書いていないお宅からもクレームになる事はあります。こればかりは初回は防ぎようがありません。多くの場合は『ウチはチラシは要らないので今後一切入れないで』という具合で電話を頂戴したりします。初回であればそこまで大事になる事はありませんが、もし2回3回と続くと大問題ですので必ず2度と配布しない事が重要です。
対策:
同クレームについては未然に防ぐという事が難しいので、とにかく再度誤って投函しないように上述した配布禁止リストにクレームのあった先の情報を追加して全スタッフで共有しましょう。
同じチラシが複数枚入っていたというクレーム
ポスティングは当然ながら一枚ずつチラシを投函するのですが、チラシがうまく1枚でくれておらずに誤ってチラシを2枚もしくは3枚投函してしまうと、『なぜ同じチラシを何枚も入れるんだ』とクレームにつながってしまいます。
また、何度も配布して慣れているエリアであれば間違いはほぼ無いかと思いますが、初めて行くエリアなどの場合は誤って既に配布した同じ路地を通ってしまい、同じチラシを2回配布してしまう事なども起きる可能性があります。仮に不動産と塾のチラシなどで2種類のチラシを配布していれば同じチラシが2枚ずつの合計4枚のチラシを同じお宅へ投函する事になり、非常に迷惑をお掛けする事になってしまいますので注意が必要です。
対策:
ポスティングを何枚も配布をしていると、指の水分はすぐにチラシに持っていかれてしまいチラシを1枚ずつめくる事が困難になります。ポスティングをする際は必ず指サックを付けて常にしっかりと1枚ずつチラシをめくれる状態にしましょう。
また、同じ路地へ2度誤って配布をしないように都度地図を確認して配布したエリアについては消込作業を行うか、もしくはスマホのアプリで『GPS 経路』などと調べると自分が通った経路を地図上で表記してくれるものもありますので、同アプリを利用すれば既に配布した路地かどうかが簡単に確認できます。
雨でチラシが濡れてしまった

ポスティングでは通常片手でチラシを持って、もう片方の手でチラシをポストに投函していきますので雨の日に傘を持って配布をするというのは非常に困難です。
チラシをカバンに入れた状態であれば濡れる心配もありませんが、雨の日はポストの投函口付近にかなり雨がたまっていますのでチラシを投函する際に必ずチラシが濡れてしまいます。
光沢紙などであれば多少の雨であれば弾きますので、シワなどにはなりにくいですがコピー用紙などで作成したチラシであれば、シワだけでなく文字もぼやけてしまい、とてもお客様にお渡しできるような物では無くなってしまいます。受け取った側としては読めないようなチラシを入れるなという事でクレームにつながる恐れがあります。
対策:
雨の日は配布をしないというのが最も理想的です。ただ梅雨時期ともなると雨天の日も多く、チラシの配布期日もある事ですので雨が降っている間はマンションなど濡れない物件を中心にポスティングを行い、雨が上がった合間を見計らって配布ができるよう常にスマホで天候をチェックしておく必要があります。
チラシをポストの中までキッチリ入れる

ポスティングをしている際にチラシをポストの中まで入れずにはみ出して入れられているケースが稀にあります。ポストにチラシが入りきらず出てしまっているという場合もありますが、明らかに故意にはみ出してチラシを投函しているというケースも何度か見たことがあります。
恐らく配布した人は雨も降っておらず多少チラシがはみ出ていても問題ない(ポストからはみ出していて見栄えはものすごく悪いですが)と判断したのだと思いますが、配布した後に急に雨が降り出してしまうとポストからはみ出ているチラシの部分が雨に濡れてしまいます。
はみ出ているチラシが濡れるだけならまだしも、濡れたチラシはポスト内部につたっていきポスト内にある他のチラシや郵便物までも濡らしてしまう可能性があります。当然クレームにつながりますので絶対に(配布中は雨が降っていなくても)チラシをポストからはみ出してはいけません。
対策:
郵便物が多く、チラシがどうしても入らないケースなどはポスティングするのは諦めましょう。無理に投函すると他の重要な郵便物等がポスト内で折れ曲がったりする恐れもあります。また、チラシを故意にはみ出してポスティングする事で既に配布した路地かどうかをわかるように利用している方もいるようですが路地の確認については上述した通りアプリを使うのが最も便利でクレームにもなりません。
また、ポストの投函口にチラシを入れれば勝手に蓋がしまる場合であれば問題ありませんが、ポストの蓋を自分で開閉してチラシを投函しないといけないポストの場合は注意が必要です。
というのもポストの蓋を閉めた際に留め金が消耗しており、蓋がしっかりしまらずにちょっとした振動でも勝手に開いてしまいそうなポストも時々あります。もしくは中には既に留め金が完全に壊れており蓋が開いたままというポストもごく稀ですがあります。こう言ったポストは投函しない事をお勧めします。配布した後にポストが何らかの拍子に勝手に開いてしまえばチラシが濡れてしまいますし、場合によってはポスティング業者がポストの蓋を閉め忘れたからポスト内が濡れたと言われてしまう可能性もあります。
夜間のポスティング

夜間のポスティングもOKというポスティング業者も中にはいますが、基本的に夜はポスティングに不向きです。新聞配達も夜間(というか早朝)に配達しているので一緒では?と思われるかもしれませんが、新聞配達の方は新聞を抱えていますので一目見て新聞配達と認識できますがポスティングはパッと見では日中でも何をしているのか分かり難い業種と言えます。
また、新聞配達は新聞購読者のみへの配達なので配布対象物件が飛び飛びであるという理由から自転車やバイクで移動する事が可能ですが、ポスティングは全ての世帯への配布となり移動する必要がありませんので基本的に徒歩となります。夜間に何かを持って全ての家に一軒一軒回っているのを遠目から見ると非常に怪しまれます。また、デザイン性の高いポストも多いので初めての場合はポストの開け方が良く分からないものも稀にあります。夜間に人の家の前でポストを触っているというのも不審がられる一因となります。
夜間は非常に静かという事もあり、ポスティングの音に対するクレームや夜間に配布をしていると浴室ののぞきと間違われる事もあるようですのでできる限り配布は控えるのがお勧めと言えます。
対策:
万一、クレームが生じた場合に夜間の場合は会社も対応が難しい可能性もありますので基本的に夜間のポスティングはお勧めできません。
まとめ
ポスティングでのクレームの殆どは『配布禁止』の世帯に誤って投函したことによるケースが多く、その際にご住所を教えて頂き禁止リストに追加していくのが重要です。禁止先リストが増えていくほど配布禁止対象物件に投函してしまうリスクが減りますので、多くのクレームを防ぐことができます。
弊社もそうでしたがポスティングを始めたばかり頃は当然ながら禁止リストが少なく、配布禁止物件がわからない為にクレーム対応も大変な面もありましたが、少しずつ情報を蓄積していくと自然とクレーム件数は減っていきますので禁止リストの作成だけは漏れなく行いましょう。
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